La régularisation des charges locatives est l’opération annuelle par laquelle le bailleur compare les provisions sur charges versées par le locataire aux dépenses réellement engagées. Si le locataire a trop payé, le bailleur lui rembourse la différence. S’il n’a pas assez payé, le bailleur lui demande un complément. Cette régularisation est obligatoire et doit être accompagnée d’un décompte détaillé. Voici la méthode pas à pas.
Ce que dit la loi
La régularisation des charges est encadrée par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Les points essentiels à retenir :
- La régularisation doit intervenir au moins une fois par an
- Le bailleur doit adresser au locataire un décompte détaillé par nature de charges
- Les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte
- En cas de régularisation tardive (plus d’un an après la période concernée), le locataire peut demander un étalement du complément sur douze mois
Attention : si vous ne régularisez jamais les charges, vous ne pouvez pas réclamer un rappel au-delà de trois ans (prescription triennale).
Les étapes de la régularisation
Étape 1 : Déterminer la période de régularisation
La période correspond généralement à l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre), mais elle peut aussi coïncider avec l’exercice comptable de la copropriété. Choisissez une période cohérente et appliquez-la chaque année.
Étape 2 : Rassembler les dépenses réelles
Collectez l’ensemble des dépenses récupérables engagées sur la période. Les sources principales sont :
| Source | Charges concernées |
|---|---|
| Décompte du syndic de copropriété | Eau, chauffage, entretien des communs, ascenseur, espaces verts |
| Avis d’imposition | Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) |
| Factures directes | Contrats d’entretien individuels (chaudière, jardin, etc.) |
| Relevés de compteurs | Consommation d’eau individuelle |
Point clé : seules les charges figurant dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987 sont récupérables. Ne facturez jamais au locataire une charge qui n’y figure pas.
Étape 3 : Calculer le total des provisions versées
Additionnez toutes les provisions sur charges que le locataire vous a versées sur la période. Si le locataire est arrivé en cours d’année, calculez au prorata du nombre de mois d’occupation.
Étape 4 : Calculer le solde
La formule est simple :
Solde = Total des provisions versées − Total des dépenses réelles récupérables
- Solde positif : le locataire a trop payé. Vous lui remboursez la différence ou la déduisez du prochain loyer.
- Solde négatif : le locataire n’a pas assez payé. Vous lui demandez un complément.
Étape 5 : Envoyer le décompte au locataire
Adressez au locataire un courrier (ou un email) contenant le décompte détaillé et le solde. Conservez une preuve d’envoi.
Exemple chiffré complet
Prenons le cas d’un appartement T2 en copropriété avec un locataire présent toute l’année, payant une provision mensuelle de 75 EUR.
Provisions versées sur l’année
75 EUR × 12 mois = 900 EUR
Dépenses réelles récupérables
| Poste de charge | Montant annuel |
|---|---|
| Eau froide (quote-part) | 210 EUR |
| Chauffage collectif (quote-part) | 320 EUR |
| Entretien des parties communes | 145 EUR |
| Électricité des communs | 55 EUR |
| Entretien espaces verts | 80 EUR |
| TEOM | 160 EUR |
| Entretien ascenseur (quote-part) | 70 EUR |
| Total dépenses récupérables | 1 040 EUR |
Calcul du solde
900 EUR (provisions) − 1 040 EUR (dépenses réelles) = −140 EUR
Le locataire doit un complément de 140 EUR. Le bailleur ajuste également la provision mensuelle pour l’année suivante.
Ajustement de la provision mensuelle
Pour l’année à venir, il est raisonnable de baser la nouvelle provision sur les dépenses constatées, avec une petite marge :
1 040 EUR / 12 = 86,67 EUR, arrondi à 87 EUR par mois
Modèle de courrier de régularisation
Voici un modèle de courrier à adapter :
Objet : Régularisation annuelle des charges locatives − Période du 01/01/2025 au 31/12/2025
Madame, Monsieur,
Conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, je vous adresse le décompte de régularisation des charges locatives pour la période du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2025, concernant le logement situé au [adresse du bien].
Détail des charges récupérables :
- Eau froide : 210,00 EUR
- Chauffage collectif : 320,00 EUR
- Entretien parties communes : 145,00 EUR
- Électricité des communs : 55,00 EUR
- Espaces verts : 80,00 EUR
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères : 160,00 EUR
- Entretien ascenseur : 70,00 EUR
Total des charges récupérables : 1 040,00 EUR
Total des provisions versées : 900,00 EUR
Solde en votre faveur / à votre charge : 140,00 EUR
Un complément de 140,00 EUR est donc à régler. Ce montant sera ajouté à votre prochain loyer du mois de [mois].
Par ailleurs, la provision mensuelle sur charges est ajustée à 87,00 EUR à compter du [date].
Les pièces justificatives sont tenues à votre disposition pendant six mois à compter de ce courrier, conformément à la loi.
Fait à [Ville], le [Date]
[Nom et signature du bailleur]
Les documents à tenir à disposition du locataire
Pendant six mois après l’envoi du décompte, le locataire a le droit de consulter les justificatifs. Préparez les documents suivants :
- Le décompte de charges du syndic avec le détail par poste et la répartition par lot
- Les factures des prestataires (entretien chaudière, espaces verts, etc.)
- L’avis de TEOM (extrait de l’avis de taxe foncière)
- Les relevés de compteurs individuels (eau, chauffage si applicable)
- Le budget prévisionnel de la copropriété
Les erreurs fréquentes à éviter
- Oublier de régulariser : la loi impose une régularisation au moins annuelle. Ne pas la faire expose à des complications juridiques
- Inclure des charges non récupérables : les honoraires du syndic, les travaux de ravalement ou l’assurance de l’immeuble ne sont pas récupérables
- Ne pas fournir de décompte détaillé : un simple montant global ne suffit pas. Le locataire a droit au détail par nature de charges
- Jeter les justificatifs : conservez-les au minimum six mois après l’envoi du décompte, idéalement trois ans
- Ne pas ajuster les provisions : si l’écart est important, adaptez la provision mensuelle pour éviter de reproduire le même déséquilibre
Cas particulier : locataire arrivé en cours d’année
Si le locataire a emménagé en cours d’année, la régularisation se fait au prorata temporis. Par exemple, pour un locataire arrivé le 1er avril :
- Nombre de mois d’occupation : 9 mois (avril à décembre)
- Provisions versées : 75 EUR × 9 = 675 EUR
- Charges récupérables au prorata : 1 040 EUR × 9/12 = 780 EUR
- Solde : 675 − 780 = −105 EUR (complément dû par le locataire)
Note : pour certaines charges (comme la TEOM), le prorata peut se calculer au jour exact d’occupation.
Conclusion
La régularisation des charges locatives est une obligation légale, mais c’est aussi un outil de bonne gestion. En suivant les étapes décrites dans cet article, en fournissant un décompte clair et en conservant les justificatifs, vous sécurisez la relation avec votre locataire et maintenez une gestion financière saine de vos biens.
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